Introdução

O Setor Financeiro em uma empresa é responsável por controlar o "Coração" da empresa. É no financeiro que iremos gerenciar toda movimentação de entrada e saída, que vão desde a compra do lanche da tarde para os funcionários, até o investimento em uma construção/reforma para a empresa. E o MAXPRO possui as ferramentas necessárias para que o cliente possa efetuar este controle. É um processo muito importante, e deve receber uma grande atenção por parte do implantador e do empresário, bem como aqueles que irão receber o treinamento.

O MAXPRO controla um ou vários caixas simultaneamente. Porém, há um caixa que é preciso ser aberto e fechado todos os dias. É o Caixa 99 (O chamamos de Caixa Central, ou Caixa Cofre). É ele quem tem o controle das operações financeiras gerais no sistema. Antes de efetuar abertura de outros caixas é preciso atualizar a data do caixa 99. 

 Recomendamos o uso dele também para Controle de Contas a Pagar, onde são controlados pagamentos de mercadorias, despesas, pagamentos de impostos, pagamentos de funcionários, etc.

 

1.0 - Controle de Caixa - Passo a Passo


Você pode ler o artigo abaixo ou assistir à este vídeo:




Atenção! É importante que o responsável faça a conferencia sempre ao abrir e fechar o caixa, ou trocar de operador.

Cada venda concluída ou recebimento/pagamento de título feito, o valor é lançando no histórico do caixa (Ou conta corrente), para fins de controle e conferência dos gerentes, mas somente lançamentos liquidados são contados como dinheiro. Exemplo: Se eu fiz uma venda de R$ 50,00 e recebi parte em dinheiro (R$ 25,00), e outra parte no cartão de Crédito (R$ 25,00), meu caixa vai constar uma entrada de R$ 25,00 (Dinheiro), e na relação de movimentos você poderá ver o lançamento do cartão que não entrou como dinheiro, afinal o recebimento do cartão só será feito dias depois.


1.1 - Como acessar o caixa

Para acessar o caixa, basta clicar em “F5|Caixa” na barra do menu principal.

Será exibido na tela uma janela onde iremos informar o número do caixa e a senha.



Ao pressionar o botão confirmar, se o caixa estiver aberto, teremos acesso direto à tela do caixa. Se não, o sistema exibirá a seguinte mensagem: “Caixa fechado. Deseja efetuar a abertura?”.

Clique em “Sim” para abrir o caixa.



Teremos acesso à tela co caixa.



Na aba Resumo ou no relatório do caixa, é possível verificar os movimentos feitos, sejam eles Dinheiro, Cartão, Cheque, Boleto, etc. 



Alguns movimentos (vendas à vista, à prazo, cartão crédito ou débito, cheque à vista ou à prazo, transferências, entradas e saídas, etc.) serão registrados no livro caixa, mas somente os lançamentos liquidados (vendas à vista, recebimento de títulos, entradas ou saídas) serão acrescentados ou subtraídos ao saldo do caixa. Outros movimentos (Vendas no crediário, cartão de crédito ou débito e cheque à prazo) não serão somados ao saldo do caixa no momento da venda. Vendas no crediário, cartão de débito ou crédito e cheque à prazo geram títulos respectivamente em Contas à Receber/Títulos, Cartões à Receber e Cheques à Receber. Os valor serão somados ao caixa somente quando baixados.

1.2 - Transferências - Como fazer
Em todo final de expediente, é necessário Efetuar uma Transferência do caixa auxiliar (Caixa 01, 02 ou 03, etc.) para o caixa central (Caixa 99). 
  • Clique em “F2|Incluir

  • Clique em [Transferência Para o Geral], preencha o valor da transferência e clique em [F5 / Confirmar].


1.3 - Lançamentos de Entrada ou Saída - Como fazer

É possível efetuar lançamentos de entrada ou saída diretamente do caixa. Neste exemplo iremos efetuar uma saída.

  • Como realizar realizar lançamentos de saídas (Pagamentos) direto no caixa, sem precisar lançar no Contas a Pagar.

Exemplo: Quando compramos o pão para o café, o dinheiro geralmente é retirado do caixa na hora, neste caso, não precisar lançar no "Contas a Pagar" e depois dar baixa, pode-se efetuar um lançamento direto no caixa, escolhendo o Plano de Contas (Categoria de Despesas/Receitas) adequado, e este lançamento pode ser feito em qualquer um dos caixas. (A critério da Empresa).



Já pagamentos de mercadorias, Pagamentos de Funcionários, Contas de Água, Luz, Internet, etc, é importante que se lance no Contas a Pagar, para depois dar baixa.

Recomendamos deixar o acesso ao caixa 99 e as contas correntes aos gerentes, uma vez que irão constar informações como Pagamentos diversos, e Saldo em conta da empresa, etc.

Considerações Finais

Para que o setor financeiro de uma empresa funcione corretamente, é fundamental que o controle de caixa seja realizado, portanto deverá ser feito com bastante atenção! Todas as entradas e saídas devem ser registradas utilizando corretamente o plano de contas, dessa forma será possível realizar consultas e impressão de relatórios.


Dicas:

Informações e Cursos podem ser encontrados na internet. O SEBRAE, por exemplo, possui mini cursos e muitos artigos na internet que tratam sobre estes assuntos.
É importante também dividir adequadamente as funções, para que alguns funcionários não fiquem sobrecarregados e outros com poucas funções, levando sempre em conta a capacidade e confiabilidade de cada um.
Uma equipe bem capacitada proporciona um crescimento organizado e expressivo dentro da empresa.
Caso o cliente tenha alguma necessidade específica de controle, que não consiga encontrar MAXPRO poderá nos informar sua necessidade, então, faremos um estudo de caso, buscando e oferecendo a solução adequada.



Suporte

Caso tenha dúvidas, poderá falar conosco através do Chat Online pelo site: http://maxproerp.com.br/ 

Ou pelos telefones: (77) 3455-2318 | (77) 9 9191-6889 “TIM” | (77) 9 8141-2543 “CLARO”

E-mail: suporte@maxproerp.com.br


Atenciosamente,

Equipe de Suporte do Maxpró ERP
SisMais Tecnologia LTDA
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