Introdução


Antes de mais nada, é necessário que saibamos o que é arquivo XML. De maneira simplificada, o arquivo XML é um arquivo de texto que contém informações sobre determinados documentos. Neste caso, estamos nos referindo às Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e). O Maxpró possui um recurso que permite que façamos a importação desse arquivo diretamente para dentro do sistema. Ou seja, no momento de dar entrada em uma NF-e, não será mais necessário informar manualmente todos os dados ao sistema. Basta importar o arquivo XML para que a maioria das informações necessárias sejam lançadas automaticamente para dentro do Maxpró. Diminuindo significativamente o trabalho de lançar uma NF-e manualmente.


Atualmente, quando uma empresa emite uma NF-e através de um bom sistema de gestão empresarial, como o Maxpró, automaticamente o arquivo XML referente à nota que foi emitida, será gerado. De maneira simplificada, a empresa emissora de Nota Fiscal eletrônica enviará os arquivos XML de suas notas para o COFRE NFE. Este arquivo eletrônico, que corresponderá à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então armazenado e disponibilizado para o comprador e transportador. Algumas empresas (fornecedores) costumam disponibilizar por e-mail os arquivos XMLs de suas notas.


Este manual contem um passo a passo de como utilizar o Maxpro ERP para realizar a importação do arquivo XML.


1.0 - Como Fazer – Passo a Passo

 

1.1 - Acesse a tela de Nota Fiscal de entrada:


Estoque Movimentação Nota Fiscal de Entrada



Na próxima tela clique no botão “Importar XML” que se localiza na barra inferior de opções.


1.2 - Na tela Importação de NF-e, informe a chave de acesso da nota fiscal, que se encontra na parte superior esquerda da nota. Após informar a chave de acesso, clique e “Download XML”.



1.3 - Na próxima tela no campo “Digite o Captcha” informe os números e as letras que aparecem na imagem ao lado, depois clique em “Download XML Sem Certificado”. Mas atenção, as letras devem ser informadas exatamente como aparecem na imagem, maiúsculas e minúsculas.



1.4 - Após a conclusão de download, automaticamente o XML será importado. Basta realizar os seguintes procedimentos:

1.4.1 - Conferir se o fornecedor está cadastrado. Se não estiver, basta clicar no botão “Cadastrar Forn.” E preencher os campos do cadastro.


1.4.1 - Conferir se os produtos foram reconhecidos. Se sim, serão representados pelo ícone verde. Se não, serão representados pelo ícone vermelho.


Existem duas situações em que o produto não será reconhecido.

1ª - Quando o produto não estiver cadastrado. Nesse caso basta selecionar o produto na tela do sistema e clicar em “Cadastrar”. Nesse caso a tela de cadastro de produtos se abrirá, com alguns campos já preenchidos. Para realizar o cadastro do determinado produto, basta preencher os campos corretamente e por fim clique em gravar.

2ª - Quando o produto está cadastrado no sistema, mas não está associado ao produto da nota. Nesse caso basto clicar em “Associar” e na próxima tela basta localizar o produto que já está cadastrado. Clique duas vezes ou pressione “Enter” para seleciona-lo.

Se houver necessidade de fazer uma alteração no cadastro de algum produto, basta selecionar o produto na lista e clicar em “Alterar Prod”. Lembrando que para isso o produto precisa estar cadastrado e vinculado à nota.


Sou houver necessidade de excluir um produto da tela após ter lançado, basta selecionar o produto e clicar em “Excluir da nota”. 



Após todos os produtos se encontrarem reconhecidos pelo sistema (sinalizados com o ícone verde), o próximo passo será configurar e quantidade fracionada de cada um, de acordo com a nota fiscal.


Vamos analisar o primeiro produto. Observe que o campo “Qtd Nota” (Quantidade na Nota) já se encontra preenchido, nesse caso uma única unidade. Nós temos também o campo “Qtd Emb” (Quantidade por Embalagem) se encontra destacado em amarelo. Representa a quantidade de unidades que contem dentro de cada caixa, pacote ou fardo, etc. Para altera-lo basta clicar e informar a quantidade correspondente.


O valor que se encontra no campo “Qtd Emb” será multiplicado pelo valor no campo Qtd Nota.



Utilizando o exemplo da nota:

Qtd Emb = 1 x Qtd Nota. = 1

O total de produtos a entrar no estoque será: 1,000 (1,000 x 1,000)

Outro exemplo:

Qtd Emb = 40 x Qtd Nota. = 2

O total de produtos a entrar no estoque será: 80,000 (40,000 x 2,000)


Atenção! Sempre que preenchermos a quantidade por embalagem de um produto, o valor será gravado no cadastro de produtos, e será informado no campo “Qtd Emb” na próxima vez que o mesmo produto for importado pelo arquivo XML.


Após a configuração dos campos “Qtd Bem” em todos os produtos, basta clicar em GRAVAR para concluir a importação.


Importação concluída com sucesso!


1.5 - Na próxima tela teremos duas opções:

1 - Se os produtos já estiverem precificados basta clicar em “Gravar” para concluir o lançamento da nota.

2 - Se os produtos ainda não estiverem precificados, basta selecionar o produto a ser precificado e clicar em “Alterar” e na próxima tela clicar em “Gravar” para ter acesso à tela de precificação. Após preencher todos os campos, basta clicar em “Gravar” para concluir a precificação.


Considerações Finais

Realizar de maneira correta o controle de estoque faz com que controles manuais sejam evitados, o que reduz consideravelmente o risco de erros e retrabalhos, fazendo com que os processos sejam mais ágeis, contribuindo para o aumento da produtividade.

Além disso, podemos dizer que influencia diretamente na gestão financeira da empresa, que passa a ter maior controle sobre o capital que é empregado nos estoques.

O controle de estoque otimizado, além de trazer diversas vantagens para a área, é capaz de causar impactos benéficos tanto para a área de vendas que passa a enxergar com mais clareza as saídas de cada item em determinados períodos, quanto para a área de compras que possui dados mais precisos para realizar compras mais certas e também para a área financeira que passa a controlar melhor o capital que é empregado no estoque.



Suporte

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