Introdução

Neste manual falaremos sobre a importância de preencher de maneira correta o cadastro de clientes, e quais são os campos mais importantes.
Daremos também algumas dicas que podem ser úteis no dia a dia.


1.0 - A importância do cadastro de clientes


É importante priorizar os dados principais do cliente. Os dados pessoais são indispensáveis. Exemplo: Nome, CPF e RG.

No cadastro de clientes no campo "NOME", mesmo que o cliente não tenha CPF é muito importante preencher com o nome completo do cliente. Caso o cliente tenha um apelido, existe um campo específico. Campo [Fantasia/Apelido]. 

 

É de extrema importância manter um contato constante com o cliente. Por esse motivo, todos os campos relacionados aos contatos, é importante que sejam preenchidos. Exemplo: Telefones, e-mails e endereço.

 

Com essas informações em mãos, você consegue mantê-los informados sobre as novidades de sua empresa, colher feedbacks sobre os produtos / serviços e saber quais são seus melhores clientes.

 

Existem clientes que compram todos os meses, em pequenas quantidades, mas com frequência. Existem também aqueles que compram uma vez no ano, mas quando isso acontece, o valor da compra é bem alto. Vale a pena dar atenção à ambos!

 

Pense em enviar e-mails informativos de tempos em tempos, telefonar em datas importantes, mandar cartas de fim de ano, enfim, todos esses meios de comunicação são válidos.

 

Parece algo pequeno, mas ao mostrá-los que você lembrou deles no Natal, no aniversário e em outras datas, você pode criar um vínculo de relacionamento mais próximo. E tenha certeza de que ele vai lembrar de sua empresa da próxima vez que for comprar algo!

 

Vejamos agora, como realizar um bom cadastro de clientes.


Você pode ler o artigo abaixo ou assistir à este vídeo:



2.0 - Como Fazer – Passo a Passo

 

No menu principal acesse [Cadastros][Clientes]. Na tela cadastros de clientes clique em [Incluir] para fazer um novo.



O campo "NOME", mesmo que o cliente não tenha CPF, é muito importante que seja preenchido com o nome completo do cliente.

 

O campo [Fantasia/Apelido] deve ser preenchido com o apelido do cliente, no caso de pessoa física, ou com a fantasia da empresa, no caso de pessoa jurídica.

 

O campo [Data] será preenchido automaticamente, de acordo com a data do computador.

 

É importante que se preencha o endereço completo ([Endereço], [Nº], [Bairro], [Complemento] e [CEP]).

 

No campo [Cidade] basta clicar no botão [...] e selecionar a cidade correspondente, dessa maneira, automaticamente o campo [US] será preenchido.



Conjunto “Informações Cadastrais”.

Os campos que fazem parte das “informações cadastrais” podem ser configurados de acordo com os acessos de cada usuário no sistema. Por exemplo: O funcionário que cadastrar o cliente poderá configurar as informações cadastrais. Porém, para altera-las, é preciso clicar no “cadeado” como na imagem acima, e será necessário a permissão do administrador ou de algum funcionário que tenha o acesso.




O campo [SITUAÇÃO] determina a situação cadastral do cliente.

 

· A opção [APROVADO] determina que o cliente está liberado para fazer qualquer compra dentro do seu limite.

 

· A opção [EM OBSERVAÇÃO] fará com que o sistema exiba uma mensagem ao tentar realizar uma venda em nome do cliente. Para que seja possível vender para o cliente com cadastro em observação será necessário a liberação da venda, pelo administrador do sistema ou por algum funcionário que tenha o acesso.

 

· A opção [BLOQUEADO] como o próprio nome já diz, bloqueia totalmente as venda. Para que será possível prosseguir com o procedimento, será necessário desbloquear o cadastro.

 

· A opção [INATIVO] fará com que o sistema exiba uma mensagem alertando o funcionário. E assim como na opção [EM OBSERVAÇÃO], para que seja possível vender para o cliente com cadastro inativado será necessário a liberação da venda, pelo administrador do sistema ou por um funcionário que tenha a permissão.

 

· A opção [SERASA/SPC] assim como a opção [EM OBSERVAÇÃO], fará com que o sistema exiba uma mensagem alertando o funcionário. Para que seja possível vender para o cliente com cadastro em [SERASA/SPC] será necessário a liberação da venda, pelo administrador do sistema ou por um funcionário que tenha permissão.

 

O campo [LIMITE] tem a função de determinar o limite de compra de cada cliente.

 

O campo [DESCONTO] que se encontra no cadastro do cliente, representa um desconto individual. Nos parâmetros de configuração do sistema, existe o campo [DESCONTO MÁXIMO] que define um limite de desconto para todos os clientes cadastrados, de uma única vez. Exemplo: Se nos parâmetros dos sistema, o desconto estiver definido como 10% e no cadastro do cliente tiver 15%, somente esse cliente poderá ter até 15% de desconto nas compras enquanto todos os outros poderão ter somente até 10% de desconto.

 

O campo [DIAS PARA BLOQUEIO] que se localiza no cadastro de produtos também funciona individualmente por cliente. Tem a função de bloquear o cliente automaticamente, após a quantidade de dias que a prestação estiver vencida, determinado pelo operador do sistema. O campo [PRESTAÇÃO VENCIDA] que se localiza nos parâmetros de configuração do sistema, também tem a função de bloquear clientes que estiverem com a prestação vencida, porém, é utilizado para configurar todos os cliente de uma só vez.

 

O campo [DIAS DE CARÊNCIA] também é individual. Tem a função de determinar após quantos dias de prestação vencida, o sistema vai começar a acrescentar juros no título do cliente. O campo [CARENCIA] localizado nos parâmetros do sistema tem a mesma função, porém, configura todos os clientes de uma única vez.

 

Todos os demais campos do cadastro são importantes. É de extrema importância que o cadastro do cliente seja preenchido completamente, principalmente os campos CPF e RG.

 

A aba [Informações Pessoais] é utilizada para informar os dados pessoais do cliente, como filiação, cônjuge, entre outros.



Os campos da aba [Informações Municipais] na maioria das vezes serão preenchidos automaticamente, se não, o operador poderá preencher manualmente.



Os campos da Aba [Observações], podem ser utilizados para inserir quaisquer informações sobre o cliente.



A aba [Responsáveis] pode ser utilizada somente em cadastro de pessoa jurídica, onde é possível informar os dados de até dois responsáveis.



 Na aba [Pessoas Autorizadas] é possível informar mais um nome de pessoa autorizada a comprar em nome do cliente.



[F11 – MOVIMENTO FINANEIRO]

A aba Movimento Financeiro exibe um resumo financeiro detalhado do cliente. É possível visualizar todos os detalhes das compras realizadas pelo cliente, como a data, o valor e os produtos comprados. É possível também visualizar as parcelas pendentes e quitadas.

Após a concluir o preenchimento de todos os campos, basta clicar em [F2/GRAVAR] no canto esquerdo da tela para finalizar o cadastro. 



3.0 - Considerações Finais

 

Para manter um bom contato com os clientes, e para que o sistema seja bem utilizado pela empresa, os cadastros dos clientes devem ser realizados da maneira correta, com bastante atenção e o máximo de informações possíveis, facilitando a realização de consultas futuras ou utilização por novos membros da empresa.

 

Dica:

Sua empresa oferece produtos de informática e da outra vez, o cliente adquiriu uma série de notebooks para o escritório dele? Ok, será que dessa vez ele não poderia se interessar em novas impressoras?

 

Agora você já tem os dados para contato e pode enviar o e-mail / telefonar informando sobre as novas impressoras econômicas que acabaram de chegar.

Ou se sua empresa trabalha com serviços, organiza eventos e treinamentos corporativos e seu cliente participou de um treinamento sobre liderança, vendas, enfim…

 

Agora, você irá ministrar um outro treinamento que fala sobre o mesmo tema. Será que ele não tem interesse em participar também? Essa é a chance de entrar em contato.

 

Mantenha uma agenda de contatos

 

O cliente adquiriu os produtos ou serviços de sua empresa para resolver um problema, uma necessidade específica dele. Se ele fez isso, você foi o fornecedor mais qualificado para resolver essas questões que ele precisava.

Então porque não manter o contato?

 

Cliente gosta de relacionamento! Aliás, ele te dá a oportunidade de se relacionar com ele, quando te passa os dados para contato.

Com essa oportunidade em mãos, mantenha o relacionamento. Ligue, ou envie um e-mail perguntando se o produto que ele adquiriu serviu para as necessidades, se o serviço que você ofereceu foi satisfatório…

Faça isso com frequência. Tenha anotado as melhoras datas e horário para entrar em contato.

Mas pense em resolver os problemas que ele enfrenta! Dê foco inicialmente em ouvir sobre a necessidade e oferecer uma solução pra ele, deixe para um segundo momento o discurso do quanto seu produto é bom / inovador / tem ótimo custo x benefício / etc… O deve estar sempre no cliente e não no produto ou serviço.

 

São ações simples que trazem um grande diferencial à sua empresa. Relacionamento mais próximo com clientes é o diferencial que as pequenas têm em relação às grandes!




Suporte

Caso tenha dúvidas, poderá falar conosco através do Chat Online pelo site: http://maxproerp.com.br/ 

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Atenciosamente,

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